ToolTime im Praxistest: Preise, Smartphone-App, Stärken & Schwächen (2026)
Einfache Büro-Software für kleinere Handwerksbetriebe (1–10 Mitarbeiter) mit Termin-App · Herkunft: Berlin (Deutschland) · 2019 · Architektur: Aufgeräumtes Web-Büro am PC + schlanke Begleit-App für Termine und Fotos
Für wen ist ToolTime ideal: Kleine Handwerksbetriebe (1–8 Mitarbeiter), die von Word/Excel auf eine leicht verständliche Büro-Software am PC umsteigen wollen.
Für wen ist es weniger geeignet: Betriebe, die Angebote und Rechnungen direkt auf der Baustelle am Smartphone schreiben müssen oder echte Nachkalkulation, GAEB und KI-Kundenbetreuung brauchen.
Stärken und Schwächen von ToolTime im Überblick
Stärken im Test
- Sehr übersichtliche Oberfläche am Büro-PC — auch ohne kaufmännische Vorkenntnisse schnell verständlich.
- Saubere Umsetzung von E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD), § 35a EStG Lohnanteil und Großhandels-Schnittstellen (IDS/Datanorm).
- Zuverlässige Terminplanung mit digitalem Arbeitsbericht und Kundenunterschrift in der App.
Schwächen & Grenzen
- In der mobilen App lassen sich weder Angebote noch Rechnungen erstellen — dafür muss man abends an den PC.
- Keine echte Bauprojekt-Nachkalkulation mit Deckungsbeitrag in Echtzeit und kein GAEB-Import.
- Keine KI-Telefonannahme, kein WhatsApp-KI-Agent und meist 12 Monate Vertragsbindung.
Reale Kosten von ToolTime nach Mitarbeiterzahl (1 bis 15 Nutzer)
Tarifmodell: Höchster Tarif (ToolTime Pro/Komplett): 89 €/Monat (inkl. 1 Büro-Nutzer) + 35 €/Monat je weiterem Mitarbeiter (kleinere Einstiegstarife ohne volle Funktionen) · Vertragsbindung: 12 Monate (Jahresvertrag als Standard) · Einrichtung: 0 € – 290 €
Kleingedrucktes: Günstige Lockpreise gelten nur für den kleinen Einstiegstarif oder die ersten Monate; die Smartphone-App erlaubt auch im höchsten Tarif keine Angebots- oder Rechnungserstellung.
| 1 Nutzer | 3 Nutzer | 5 Nutzer | 10 Nutzer | 15 Nutzer |
|---|---|---|---|---|
| 89 €/Monat | 159 €/Monat | 229 €/Monat | 404 €/Monat | 579 €/Monat |
Alle 36 geprüften Funktionen: Was geht am Büro-PC und was direkt in der Smartphone-App?
| Bereich | Funktion | Am Büro-PC | In der Smartphone-App |
|---|---|---|---|
| Smartphone & Baustelle | Kompletter Betrieb in der Smartphone-App | — Nein | — Nein |
| Angebot vor Ort per Sprache erstellen | — Nein | — Nein | |
| Regiebericht, Fotos & Unterschrift auf dem Display | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Offline-Modus (Heizungskeller, Tiefgarage & Rohbau) | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Digitale Zeiterfassung mit GPS-Nachweis | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Kassenbons & Großhandelsbelege per Kamera scannen | ◐ Teilweise | — Nein | |
| Preislisten & alte Angebote per KI importieren | ✓ Ja | — Nein | |
| Kartenzahlung, GiroCode (EPC-QR) & Zahlungslink vor Ort | — Nein | — Nein | |
| KI & Kundenbetreuung | KI-Telefonassistentin bei verpassten Anrufen (24/7) | — Nein | — Nein |
| KI-Antworten auf WhatsApp & Terminbuchung im Kalender | — Nein | — Nein | |
| Eigene Handwerker-Webseite mit Online-Anfrage inklusive | — Nein | — Nein | |
| Zentrales Postfach (WhatsApp, E-Mail & Telefon) | — Nein | — Nein | |
| Automatische Terminerinnerungen an Kunden | ✓ Ja | — Nein | |
| Automatische Google-Bewertungsanfrage nach Auftragsabschluss | — Nein | — Nein | |
| Angebote, Rechnungen & Steuer | Angebote nach Gewerken, Titeln & Positionen | ✓ Ja | — Nein |
| Abschlagsrechnungen, Kumulierung & Schlussrechnung (VOB/B) | ✓ Ja | — Nein | |
| E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD) & GoBD-Unveränderbarkeit | ✓ Ja | — Nein | |
| § 35a EStG Lohnanteil, § 13b UStG Reverse Charge & § 19 UStG | ✓ Ja | — Nein | |
| Steuerberater-Export (DATEV-kompatibel / Quartalsordner per Klick) | ✓ Ja | — Nein | |
| Automatische Zahlungserinnerung & Mahnwesen | ✓ Ja | — Nein | |
| Bauprojekte & Nachkalkulation | Echtzeit-Nachkalkulation & Deckungsbeitrag je Auftrag | — Nein | — Nein |
| Subunternehmer-Steuerung & § 48 EStG Bauabzugsteuer | — Nein | — Nein | |
| Sicherheitseinbehalt (5 % / 10 % VOB/B) & Gewährleistungsfristen | — Nein | — Nein | |
| Kundenportal für Angebote, Rechnungen & Baufortschritt | — Nein | — Nein | |
| GAEB-Schnittstelle (DA81–DA86) für öffentliche Ausschreibungen | — Nein | — Nein | |
| Kundendienst, Wartung & Anlagen | Wartungsverträge & wiederkehrende Prüfintervalle | ◐ Teilweise | — Nein |
| Anlagenpass beim Kunden (Seriennummer, Historie & Garantie) | — Nein | — Nein | |
| Digitale Prüfprotokolle nach Gewerk (E-Check, TRGI, GEG, F-Gase) | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Garantie- & Mängelmanagement mit Fristenkontrolle | — Nein | — Nein | |
| Disposition & Monteure | Digitale Plantafel nach Monteuren & Kolonnen | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Live-Standortkarte & Tagesrouten des Teams | — Nein | — Nein | |
| Rollen & Zugriffsrechte (Monteur sieht keine Einkaufspreise/Margen) | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Lager, Einkauf & Buchhaltung | Materialbestellung beim Großhandel & Wareneingang | — Nein | — Nein |
| Mehrlager-Warenwirtschaft mit Barcode-Scanner & Ladenkasse | — Nein | — Nein | |
| Doppelte Buchführung (SKR03/SKR04, Bilanz & direkte UStVA) | — Nein | — Nein | |
| Start, Vertrag & Support | Monatlich kündbar, 0 € Einrichtung & persönlicher WhatsApp-Support | — Nein | — Nein |
Direktvergleiche mit ToolTime
Häufige Fragen zu ToolTime
Was kostet ToolTime im Monat für einen Handwerksbetrieb?
Im vollständig ausgestatteten Referenz-Tarif liegt ToolTime bei 89 €/Monat · höchster Komplett-Tarif, 1 Nutzer. Für 3 Nutzer beträgt der Monatspreis 159 €/Monat. Vertragsbindung: 12 Monate (Jahresvertrag als Standard). Einrichtung: 0 € – 290 €.
Was kann die Smartphone-App von ToolTime im Vergleich zur PC-Version?
Am Büro-PC deckt ToolTime 15 von 36 geprüften Funktionen ab, in der mobilen App 6 von 36. In den App Stores erreicht die Anwendung 4.4 ★ (iOS) bzw. 4.1 ★ (Android).
Für welche Betriebe ist ToolTime ideal — und für welche nicht?
Ideal für: Kleine Handwerksbetriebe (1–8 Mitarbeiter), die von Word/Excel auf eine leicht verständliche Büro-Software am PC umsteigen wollen. Weniger geeignet für: Betriebe, die Angebote und Rechnungen direkt auf der Baustelle am Smartphone schreiben müssen oder echte Nachkalkulation, GAEB und KI-Kundenbetreuung brauchen.
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