E-Rechnungspflicht (XRechnung & ZUGFeRD), GoBD, § 35a EStG & § 13b UStG: Der Praxis-Leitfaden für Handwerksbetriebe

1. Der gesetzliche Zeitplan der E-Rechnungspflicht in Deutschland (Wachstumschancengesetz)

Durch das Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG grundlegend reformiert. Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B — also z. B. wenn Sie für eine Hausverwaltung, einen Bauträger, ein Ladengeschäft oder als Nachunternehmer arbeiten) gelten feste Stichtage:

• Seit 1. Januar 2025 (Empfangspflicht für alle): Jeder Handwerksbetrieb in Deutschland — auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG — muss elektronische Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1) empfangen, auslesen und GoBD-konform archivieren können. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang, das bloße Ausdrucken auf Papier ist jedoch verboten, da die XML-Originaldatei aufbewahrt werden muss.
• Ab 1. Januar 2027 (Versandpflicht ab 800.000 € Umsatz): Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen B2B-Rechnungen zwingend als echte E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028 (Versandpflicht für alle B2B-Umsätze): Alle Handwerksbetriebe müssen B2B-Rechnungen im strukturierten Format nach EN 16931 versenden. Ausgenommen bleiben nur Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) sowie Rechnungen an Privatkunden (B2C).

2. XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format braucht der Handwerker?

3. Die 5 wichtigsten Steuer- & Rechnungsvorschriften im Handwerk

1. § 35a EStG — Handwerkerbonus für Privatkunden (20 % Steuerermäßigung, bis 1.200 €/Jahr): Damit Ihr Privatkunde 20 % der Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten von der Einkommensteuer absetzen kann, muss Ihre Rechnung den Lohnanteil (Brutto und Netto) getrennt vom Material ausweisen und per Überweisung (z. B. über GiroCode) bezahlt werden. Barzahlung führt zum sofortigen Verlust des Steuervorteils beim Kunden.
2. § 13b UStG — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge bei Bauleistungen): Erbringen Sie nachhaltig Bauleistungen an einen anderen Bauleistenden (mit Nachweis USt 1 TG), stellen Sie die Rechnung netto ohne Umsatzsteuer aus und fügen den Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG“ ein.
3. § 48 EStG — 15 % Bauabzugsteuer & Freistellungsbescheinigung: Ohne gültige Freistellungsbescheinigung des Finanzamts muss der gewerbliche Auftraggeber 15 % Ihrer Rechnungssumme einbehalten und an das Finanzamt abführen. Ihre Software sollte das Ablaufdatum der Freistellungsbescheinigung auf jeder Bauleistungsrechnung ausdrucken und bei Ihren Subunternehmern überwachen.
4. § 14 Abs. 4 UStG & § 14b UStG — Leistungsdatum & 2-jährige Aufbewahrungspflicht: Auf jeder Handwerkerrechnung muss das Leistungsdatum (oder der Leistungszeitraum) stehen, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Bei Arbeiten an einem Grundstück eines Privatkunden muss zudem der Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG enthalten sein.
5. § 12 Abs. 3 UStG (0 % USt. für Photovoltaik) & § 19 UStG (Kleinunternehmer): Für PV-Anlagen bis 30 kWp auf oder in der Nähe von Wohngebäuden gilt der Nullsteuersatz von 0 % USt. Für Neugründer unter den Umsatzgrenzen des § 19 UStG muss der Pflichtsatz zur Nichterhebung der Umsatzsteuer aufgedruckt werden.

4. Prüfmatrix: Wie setzen die 8 untersuchten Programme E-Rechnung, GoBD & § 35a EStG um?