Vorlagen für Klima-, Kälte- & Wärmepumpentechnik: Angebot, Regiebericht, Abnahmeprotokoll & Rechnung (§ 35a EStG / E-Rechnung)
1. Pflichtfelder im Angebot & in der Rechnung für Klima-, Kälte- & Wärmepumpentechnik
| Baustein | Was im Gewerk Klima-, Kälte- & Wärmepumpentechnik konkret eingetragen werden muss | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kopf- & Pflichtdaten | Vollständiger Betriebsname, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Dokumentennummer, Ausstellungsdatum und konkretes Leistungsdatum / Leistungszeitraum. | § 14 Abs. 4 UStG & GoBD |
| Leistungsbeschreibung & Aufmaß | Klare Trennung zwischen Materialpositionen (Fabrikat, Typ, Menge, Einheit) und Montagestunden bzw. Anfahrtspauschale. Typischer Praxisfall: Wärmepumpen-Inbetriebnahme, Kältemittel-Füllmenge dokumentieren und jährliche Dichtheitsprüfungen pünktlich planen, ohne dass Wartungsverträge in Excel-Listen untergehen. | BGB-Werkvertragsrecht (§ 631 ff. / § 650a BGB) & VOB/B |
| Fachnormen & Prüfwerte | Verweis auf die einschlägigen technischen Regeln und Messprotokolle: EU-F-Gase-Verordnung (VO 2024/573) & ChemKlimaschutzV (Kältemittel-Logbuch mit Chargen und CO₂-Äquivalent), Gebäudeenergiegesetz (GEG), Hydraulischer Abgleich nach Verfahren B (VdZ-Formular für KfW/BAFA-Förderung) und VDI 6022 (Raumlufttechnik-Hygiene). | Fachanforderungen & Gewährleistung |
| Steuerhinweise (§ 35a / § 13b / § 12 Abs. 3) | Bei Privatkunden: separater Ausweis der Arbeits- und Fahrtkosten nach § 35a EStG sowie 2-jähriger Aufbewahrungshinweis (§ 14b UStG). Bei Bauleistungen an Bauleistende: Nettoabrechnung nach § 13b UStG + Freistellungsbescheinigung (§ 48 EStG). | EStG & UStG |
| Zahlung & E-Rechnung | Einbettung der XML-Struktur nach EN 16931 (ZUGFeRD 2.x / XRechnung) sowie Eindruck eines GiroCodes (EPC-QR) für die fehlerfreie 10-Sekunden-Überweisung per Banking-App. | Wachstumschancengesetz (2025–2028) |
2. Muster-Aufbau: Digitaler Regiebericht & Abnahmeprotokoll auf der Baustelle
- Auftrags- & Anlagendaten: Objektadresse, Auftraggeber / Hausverwaltung, Datum, Uhrzeit (Start/Ende per GPS-Zeitstempel), Seriennummer / Anlagenpass.
- Durchgeführte Arbeiten & Messwerte: Kurzbeschreibung (per Spracheingabe diktiert), geprüfte Sicherheitseinrichtungen nach EU-F-Gase-Verordnung (VO 2024/573) & ChemKlimaschutzV (Kältemittel-Logbuch mit Chargen und CO₂-Äquivalent), Gebäudeenergiegesetz (GEG), Hydraulischer Abgleich nach Verfahren B (VdZ-Formular für KfW/BAFA-Förderung) und VDI 6022 (Raumlufttechnik-Hygiene)., verarbeitetes Material.
- Fotodokumentation (Vorher / Nachher): Mindestens 2 bis 4 Fotos mit Zeitstempel direkt aus der App (z. B. verdeckte Rohrleitung vor dem Verputzen, Typenschild, Zählerstand).
- Nachtrags- & Regiehinweis: Vermerk, falls zusätzliche Leistungen auf ausdrückliche Anordnung des Kunden ausgeführt wurden.
- Rechtsverbindliche Abnahme auf dem Display: Name des Unterzeichners in Druckbuchstaben, digitale Unterschrift auf dem Smartphone-Bildschirm und automatischer PDF-Versand an den Kunden.
3. Warum eine App-Vorlage Word und Excel auf der Baustelle schlägt
Wer Vorlagen für Klima-, Kälte- & Wärmepumpentechnik noch auf Papierblöcken oder abends in Excel ausfüllt, verliert im Schnitt 45 bis 60 Minuten pro Arbeitstag mit doppelter Tipparbeit und vergessenen Kleinmaterialien. In den führenden Programmen für dieses Gewerk — allen voran Avantium (9,3/10), HERO Software (6,7/10) und Streit V.1 (6,0/10) — wird aus dem unterschriebenen Regiebericht mit einem Fingertipp direkt die fertige GoBD-konforme Rechnung.