Craftnote im Praxistest: Preise, Smartphone-App, Stärken & Schwächen (2026)
Digitale Bauakte, Baustellen-Chat, Fotodokumentation und Zeiterfassung fürs Handwerk · Herkunft: Berlin (Deutschland) · 2017 · Architektur: Messenger-ähnliche Baustellen-App + Web-Oberfläche für Projektordner
Für wen ist Craftnote ideal: Kolonnen und Ausbaubetriebe, die primär WhatsApp-Gruppen durch eine geordnete Baustellen-Fotodokumentation, PDF-Formulare und Zeiterfassung ablösen wollen.
Für wen ist es weniger geeignet: Betriebe, die eine vollwertige kaufmännische Lösung mit Sprachangebot, VOB-Abschlagsrechnungen, Echtzeit-Nachkalkulation und KI-Kundenservice aus einem Guss suchen.
Stärken und Schwächen von Craftnote im Überblick
Stärken im Test
- Sehr einfache Bedienung für Monteure: funktioniert wie ein Messenger, sortiert Fotos, Pläne und Nachrichten aber sauber nach Bauprojekt.
- Gute digitale Formulare, Abnahmeprotokolle und mobile Zeiterfassung auch bei schwachem Empfang.
- Bekannte Marke im deutschen Bau- und Ausbaugewerbe mit solider Verbreitung in den App Stores.
Schwächen & Grenzen
- Keine vollwertige mobile Angebots- und Rechnungssteuerung nach Gewerken, VOB-Abschlägen und Sicherheitseinbehalten direkt in der App.
- Keine Echtzeit-Nachkalkulation mit Deckungsbeitrag und keine KI-Sekretärin für verpasste Kundenanrufe.
- Wer Angebote, E-Rechnung und Steuerberater-Export im selben System will, stößt schnell an Grenzen.
Reale Kosten von Craftnote nach Mitarbeiterzahl (1 bis 15 Nutzer)
Tarifmodell: Höchster Tarif (Craftnote Pro/Komplett inkl. Büro-Add-on): 79 €/Monat (1 Nutzer) + 29 €/Monat je weiterem Mitarbeiter · Vertragsbindung: 12 Monate im Jahrestarif (monatlich gegen Aufpreis) · Einrichtung: 0 € – 390 €
Kleingedrucktes: Als Kommunikations- und Dokumentations-App stark, für durchgängige Kalkulation und Rechnungslegung werden jedoch oft Schnittstellen zu Zweitprogrammen benötigt.
| 1 Nutzer | 3 Nutzer | 5 Nutzer | 10 Nutzer | 15 Nutzer |
|---|---|---|---|---|
| 79 €/Monat | 137 €/Monat | 195 €/Monat | 340 €/Monat | 485 €/Monat |
Alle 36 geprüften Funktionen: Was geht am Büro-PC und was direkt in der Smartphone-App?
| Bereich | Funktion | Am Büro-PC | In der Smartphone-App |
|---|---|---|---|
| Smartphone & Baustelle | Kompletter Betrieb in der Smartphone-App | — Nein | — Nein |
| Angebot vor Ort per Sprache erstellen | — Nein | — Nein | |
| Regiebericht, Fotos & Unterschrift auf dem Display | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Offline-Modus (Heizungskeller, Tiefgarage & Rohbau) | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Digitale Zeiterfassung mit GPS-Nachweis | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Kassenbons & Großhandelsbelege per Kamera scannen | ◐ Teilweise | ◐ Teilweise | |
| Preislisten & alte Angebote per KI importieren | — Nein | — Nein | |
| Kartenzahlung, GiroCode (EPC-QR) & Zahlungslink vor Ort | — Nein | — Nein | |
| KI & Kundenbetreuung | KI-Telefonassistentin bei verpassten Anrufen (24/7) | — Nein | — Nein |
| KI-Antworten auf WhatsApp & Terminbuchung im Kalender | — Nein | — Nein | |
| Eigene Handwerker-Webseite mit Online-Anfrage inklusive | — Nein | — Nein | |
| Zentrales Postfach (WhatsApp, E-Mail & Telefon) | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Automatische Terminerinnerungen an Kunden | — Nein | — Nein | |
| Automatische Google-Bewertungsanfrage nach Auftragsabschluss | — Nein | — Nein | |
| Angebote, Rechnungen & Steuer | Angebote nach Gewerken, Titeln & Positionen | ◐ Teilweise | — Nein |
| Abschlagsrechnungen, Kumulierung & Schlussrechnung (VOB/B) | ◐ Teilweise | — Nein | |
| E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD) & GoBD-Unveränderbarkeit | ◐ Teilweise | — Nein | |
| § 35a EStG Lohnanteil, § 13b UStG Reverse Charge & § 19 UStG | ◐ Teilweise | — Nein | |
| Steuerberater-Export (DATEV-kompatibel / Quartalsordner per Klick) | ◐ Teilweise | — Nein | |
| Automatische Zahlungserinnerung & Mahnwesen | — Nein | — Nein | |
| Bauprojekte & Nachkalkulation | Echtzeit-Nachkalkulation & Deckungsbeitrag je Auftrag | — Nein | — Nein |
| Subunternehmer-Steuerung & § 48 EStG Bauabzugsteuer | ◐ Teilweise | — Nein | |
| Sicherheitseinbehalt (5 % / 10 % VOB/B) & Gewährleistungsfristen | — Nein | — Nein | |
| Kundenportal für Angebote, Rechnungen & Baufortschritt | — Nein | — Nein | |
| GAEB-Schnittstelle (DA81–DA86) für öffentliche Ausschreibungen | — Nein | — Nein | |
| Kundendienst, Wartung & Anlagen | Wartungsverträge & wiederkehrende Prüfintervalle | — Nein | — Nein |
| Anlagenpass beim Kunden (Seriennummer, Historie & Garantie) | — Nein | — Nein | |
| Digitale Prüfprotokolle nach Gewerk (E-Check, TRGI, GEG, F-Gase) | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Garantie- & Mängelmanagement mit Fristenkontrolle | — Nein | — Nein | |
| Disposition & Monteure | Digitale Plantafel nach Monteuren & Kolonnen | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Live-Standortkarte & Tagesrouten des Teams | — Nein | — Nein | |
| Rollen & Zugriffsrechte (Monteur sieht keine Einkaufspreise/Margen) | ✓ Ja | ✓ Ja | |
| Lager, Einkauf & Buchhaltung | Materialbestellung beim Großhandel & Wareneingang | — Nein | — Nein |
| Mehrlager-Warenwirtschaft mit Barcode-Scanner & Ladenkasse | — Nein | — Nein | |
| Doppelte Buchführung (SKR03/SKR04, Bilanz & direkte UStVA) | — Nein | — Nein | |
| Start, Vertrag & Support | Monatlich kündbar, 0 € Einrichtung & persönlicher WhatsApp-Support | — Nein | — Nein |
Direktvergleiche mit Craftnote
Häufige Fragen zu Craftnote
Was kostet Craftnote im Monat für einen Handwerksbetrieb?
Im vollständig ausgestatteten Referenz-Tarif liegt Craftnote bei 79 €/Monat · höchster Komplett-Tarif, 1 Nutzer. Für 3 Nutzer beträgt der Monatspreis 137 €/Monat. Vertragsbindung: 12 Monate im Jahrestarif (monatlich gegen Aufpreis). Einrichtung: 0 € – 390 €.
Was kann die Smartphone-App von Craftnote im Vergleich zur PC-Version?
Am Büro-PC deckt Craftnote 10,5 von 36 geprüften Funktionen ab, in der mobilen App 7,5 von 36. In den App Stores erreicht die Anwendung 4.5 ★ (iOS) bzw. 4.2 ★ (Android).
Für welche Betriebe ist Craftnote ideal — und für welche nicht?
Ideal für: Kolonnen und Ausbaubetriebe, die primär WhatsApp-Gruppen durch eine geordnete Baustellen-Fotodokumentation, PDF-Formulare und Zeiterfassung ablösen wollen. Weniger geeignet für: Betriebe, die eine vollwertige kaufmännische Lösung mit Sprachangebot, VOB-Abschlagsrechnungen, Echtzeit-Nachkalkulation und KI-Kundenservice aus einem Guss suchen.
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